Entre as diversas opções de pós - graduação que encontramos hoje em dia no mercado, o Gerenciamento de Projetos é a mais procurada devido a sua aplicabilidade interdisciplinar através de um discurso dinâmico e direto. A Arquivologia, por sua vez, compartilha da mesma natureza de aplicação e tendo como base a administração cientifica, induz ao planejamento e avaliação das atividades incluídas em cada processo. Ao longo deste artigo observaremos os pontos em comum e os benefícios para ambas as áreas.

A instituição difusora da disciplina de gerenciamento de projetos e responsável por especializações profissionais, o PMI (Project Management Institute) – Instituto de Gerenciamento de Projetos subdivide o projeto em si nos seguintes processos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e por fim, o encerramento.

Estes processos respeitam o Ciclo PDCA - Plan – Do – Check – Act (Planejar – Fazer – Verificar – Agir), o que reflete a natureza objetiva e contínua do projeto. Também aborda nove áreas de conhecimento características dos processos de um projeto, são elas: Integração, Escopo, Tempo, Custos, Qualidade, Recursos Humanos, Comunicações, Riscos e Aquisições. Sendo Escopo, Tempo, Custos e Qualidade as variáveis principais para atingir o objetivo; Recursos Humanos e Aquisições, os insumos que movem um projeto e, Comunicações e Riscos exigem atenção e supervisão durante todo o projeto, como é representado na figura abaixo.

Figura - visão das nove áreas do conhecimento do PMBOK** (D'Avila, 2006)

O gerenciamento de projetos envolve a gestão do conhecimento, isto é o uso de ferramentas, habilidades e técnicas aplicáveis de diversas áreas em qualquer tipo de projeto. Isto permite assim o reconhecimento de tendências com relação ao objetivo proposto, ou seja, o controle dos fatores críticos a partir de indicadores na avaliação do desempenho, criando assim uma relação de causa e efeito que beneficiará ao antecipar os efeitos.

O profissional habilitado em gerenciamento de projetos pode ser imprescindível para uma empresa que busca melhorias em qualquer setor, pois ele não executa as atividades para alcançar o objetivo final. É de sua responsabilidade a realização de um planejamento eficaz e abrangente dos processos em torno do objetivo proposto, ou seja, define atividades com prazos e qualidade em vista. Áreas como Engenharia, Administração, Arquitetura, Análise de Sistemas e outras recorrem bastante ao profissional de GP para o desenvolvimento ou a criação de produtos, em busca de certificações de Qualidade do mesmo.

Na Arquivística tende-se a metodologia organizacional como ponto chave do Gerenciamento de Projetos a fim de obter maior controle e padronização das atividades, garantindo assim bons resultados nos processos. Tais métodos aplicados na Arquivística favorecem na questão do gerenciamento da informação e por conseqüência, a formação do conhecimento integrando os dados registrados de acompanhamento durante e após a produção da informação.

Desta forma, são considerados os principais elementos avaliativos tanto na Arquivística como no Gerenciamento de Projetos, de modo que ao integrar seus processos e características, fundamenta a gestão do conhecimento e melhoria no aproveitamento dos recursos.

 As necessidades de manutenção perceptíveis no cotidiano arquivístico requerem um desenvolvimento de métodos na otimização das atividades empregadas. Por sua vez, isso reflete no grande apelo das organizações em torno do valor informacional, sendo este considerado como patrimônio, e envolve riscos de vulnerabilidade, que podem ser evitados se a empresa for capaz de identificar seus pontos inconsistentes.

Sendo assim o GP orienta como formular controles de processo e tratamento da informação a fim de que seja possível mediar riscos e assegurar a integridade, confidencialidade e disponibilidade, pilares da segurança da informação como aborda Silva (2009) em sua dissertação de mestrado de título: “Gestão da Segurança da Informação: um olhar a partir da Ciência da Informação”.

Podemos destacar entre outros processos arquivísticos, a aplicabilidade do ciclo PDCA de GP em várias atividades ligadas à gestão documental e preservação da informação: a racionalização do processo de indexação para contemplar a busca sem ruídos, a classificação dos documentos, a organização do arranjo físico para o arquivamento, controle de protocolo, planejamento de recursos materiais e pessoais para o Arquivo, produção de diagnósticos sobre o ambiente e o acervo, além de principalmente, diminuir ao máximo possível a incidência de riscos do tipo perda de informação por obsolescência de suportes ou infestação de pragas no ambiente.

Contudo apesar da realidade frágil do cotidiano arquivístico, existem diversos métodos que podem ser aplicados buscando a inovação e praticidade, como a eficiência no gerenciamento eletrônico de arquivos digitais e físicos em sistema híbrido e principalmente, as avaliações de desempenho quanto aos usuários e seu uso informacional. A importância da informação obtida com estes dados, de forma quantitativa, realiza um grande efeito sob o objetivo final da gestão da informação.

Na bibliografia da área de GP revela que o grande segredo de sucesso na realização de projetos é a pesquisa baseada na experiência de antecessores, orientada pela documentação respectiva. De fato isto nos mostra o quão importante é a interdependência da gestão de informação executada, para a formação do conhecimento e este relacionado ao encontrado nas outras áreas de conhecimento na execução e estabelecimento dos processos de projeto. Significa que não adianta seguir o passo a passo das atividades de práticas do Guia PMBOK^®, se não tiver o feeling do que realmente é necessário para o próprio aproveitamento.

Assim como as outras áreas procura compartilhar desse ideal interdisciplinar, que o gerenciamento de projetos proporciona, maior entrosamento e intercambio de conhecimento, a Arquivologia assim o deve também, partindo da análise dos motivos observados aqui e outros que por, todavia podem ser pesquisados.

REFERÊNCIAS:

D'AVILA, Márcio. PMBOK e Gerenciamento de Projetos. Revisão 1, 6 mai 2007. Disponível em: http://www.mhavila.com.br/link//prog/gestao .

GERVAZONI, Thiago Pastorello. Conceitos básicos de Gerenciamento de Projetos. Portal Linha de Código. Disponível em: http://www.linhadecodigo.com.br. Acessado em 08 jan 2010

SILVA, Claudete Aurora. Gestão da Segurança da Informação: um olhar a partir da Ciência da Informação. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) - PUC-Campinas/SP, 2008, 99f.